Головна Головна -> Реферати українською -> Архітектура -> Впровадження електронного документообігу

Впровадження електронного документообігу

Назва:
Впровадження електронного документообігу
Тип:
Реферат
Мова:
Українська
Розмiр:
33,83 KB
Завантажень:
375
Оцінка:
 
поточна оцінка 3.6


Скачати цю роботу безкоштовно
Пролистати роботу: 1  2  3  4  5  6  7 
Впровадження електронного документообігу

Постійне збільшення кількості інформації, необхідної для прийняття адекватних управлінських рішень, призводить до того, що традиційні методи роботи з документами стають все більше нерентабельними. Так, за статистичними даними 15% паперових документів губляться, а для їх пошуку працівники витрачають близько 30% свого часу.
Традиційні методи, які відрізняються високим ступенем емпіризму, в сучасному документаційному забезпеченні управління себе вже не виправдовують. У зв’язку з цим стала нагальною потреба автоматизації існуючих систем документообігу та переходу на електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи з документами.
Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині установи, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації тощо істотним чином дозволить знизити трудовитрати діловодів. Впровадження наскрізного автоматичного контролю виконання всіх етапів роботи з документами буде сприяти підвищенню якості роботи виконавців, робити терміни підготовки документів більш прогнозованими й керованими.
Потреба в ефективному керуванні документами і призвела до створення автоматизованих систем електронного документообігу (CЕД), що включають в себе створення електронних документів, їх обробку, передачу, збереження та вивід релевантної інформації, що необхідна установі, організації чи підприємстві, на основі використання сучасних комп'ютерних технологій.
Системи електронних документів (СЕД) призначені забезпечити процес створення, керування і розповсюдження великих обсягів документів у мережі підприємства, а також вести контроль за потоками документів в установі. Типи файлів, що, будуть підтримувати функціонування системи електронних документів, можуть включати: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо дані, відео дані і Web-документи.
Досконале забезпечення автоматизованого виконання підрозділами і працівниками процедур обробки документації має включати:
– реєстрацію документів з використанням електронних реєстраційних карток,
– пересилання виконавцям копій документів за допомогою електронної пошти разом із зареєстрованими електронними реєстраційними картками,
– пошук у базі даних, перегляд і редагування електронних реєстраційних карток і текстів документів у відповідності з правами доступу до них користувачів,
– контроль за проходженням і виконанням документів, їх оформлення і передавання до електронного архіву для подальшого зберігання.
Головне завдання системи електронних документів - це організування раціонального руху, опрацювання та збереження електронних документів, організування їх пошуку як по атрибутах, так і за змістом.
Комплексна система електронних документів (документаційна система) має містити у собі певну кількість підсистем, побудованих за допомогою програмних продуктів й повинна:
– охоплювати весь цикл діловодства в установі - від постановки завдання на створення документа, його опрацювання й до списання чи передання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів;
– автоматично відслідковувати зміни в документах, терміни їх виконання, рух документів, а також контролювати всі їхні версії та під версії;
– поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підрозділів у єдине ціле;
– забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів;
– встановлювати чітке розмежування доступу користувачів до різних документів у залежності від їх компетенції, займаної посади і призначених повноважень;
– бути налаштованою на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства конкретної установи, а також інтегруватися з вже існуючими корпоративними системами.
Користувачами систем електронних документів можуть бути великі державні та недержавні організації, підприємства, банки, промислові підприємства та всі інші структури, чия діяльність супроводжується значним обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.

Завантажити цю роботу безкоштовно
Пролистати роботу: 1  2  3  4  5  6  7 



Реферат на тему: Впровадження електронного документообігу

BR.com.ua © 1999-2017 | Реклама на сайті | Умови використання | Зворотній зв'язок