Головна Головна -> Реферати українською -> Інформатика, комп'ютери, програмування -> Технічний документообіг: Система управління документацією або придаток до додатків обробки

Технічний документообіг: Система управління документацією або придаток до додатків обробки

Назва:
Технічний документообіг: Система управління документацією або придаток до додатків обробки
Тип:
Реферат
Мова:
Українська
Розмiр:
8,62 KB
Завантажень:
49
Оцінка:
 
поточна оцінка 5.0


Скачати цю роботу безкоштовно
Пролистати роботу: 1  2  3  4  5 
Технічний документообіг: Система управління документацією або придаток до додатків обробки даних?
Міф 1. Швидкий пошук документів — не треба витрачати годинник
на пошук необхідного документа.
Цей міф породжений величезною швидкістю обробки електронної інформації обчислювальною технікою, легкістю її створення, тиражування і переміщення. Проте для ефективного пошуку електронних документів базисом є організаційні і адміністративні технології, ігнорування або недооцінка яких (звичайна російська практика), зводить нанівець переваги автоматизованого пошуку. Управління найменуванням документів, розміщенням, правильна ідентифікація документа і його місцеположення, знання того, як правильно це зробити — ось головні умови для швидкого пошуку документа. Наприклад, при формуванні запиту до комп'ютерної системи досить помилитися в одному символі імені документа (або в масці імені), або вказати неправильну область пошуку — і результат пошуку буде нульовим. Ще гірше, якщо саме найменування документа містить орфографічну або синтаксичну помилку. Технології нечіткого пошуку можуть частково допомогти, але вони далеко не завжди забезпечують прийнятні результати пошуку і не так прості в експлуатації. Крім того, вони нерідко породжують ілюзію, що правильно знати мову тепер зовсім необов'язково. Так само впливає на результати пошуку морфологія і структура найменування. Це випадок, коли від зміни місць доданків результат міняється. Наприклад, «Програмне забезпечення системи ЭТДО» і «Система ЭТДО. Програмне забезпечення» — для комп'ютерної системи є абсолютно різними.
Легкість модифікації, тиражування і переміщення електронних документів створюють небезпеку іншого роду — надмірність версій документа, особливо чорнових. Статистика показує, що на практиці електронні документи «плодяться» в сім разів більше, ніж їх паперові побратими. Важливість розміщення документів і сьогодні дуже рідко сприймається серйозно навіть адміністраторами інформаційних систем. ПО управління ЭТДО не може автоматично управляти класифікацією, каталогізацією і розміщенням документів (ці функції часто підміняють функціями привласнення класу, каталога документу і приміщення документа в необхідне місце сховища).
Міф 2. Надійне зберігання документів — значно знижується вірогідність втрати документа або доступу до нього осіб, що не мають на це права.
Зберігання має сенс тільки в контексті того, що користувач, що передав документ на зберігання, одержить його за запитом. Якщо ви точно знаєте, що документ знаходиться і надійно зберігається в сховищі, а знайти або одержати його не можете, то яка вам від цього користь? Проте при неправильній організації системи зберігання електронних документів, останні набагато уязвимее, чим системи зберігання традиційної документації. Ось декілька причин цього.
Створення інфраструктури для електронних сховищ і роботи з ними вимагає великих капіталовкладень і сильно залежить від топології інфраструктури будівель і приміщень.
Електронні сховища більш кліматично і энергозависимы.
Електронні системи набагато більш схильні до можливості несанкціонованого доступу до даних, спотворення і знищення цих даних; швидкість такої руйнівної дії може бути куди швидше, ніж швидкість розповсюдження вогню (найбільш страшна загроза для будь-яких архівів).
Надійне зберігання документів також припускає їх збереження у разі виникнення надзвичайних ситуацій (пожежа, стихійні лиха і т.д.).
Система заходів щодо відновлення електронного архіву у разі його істотного пошкодження або загибелі при катастрофах набагато складніша, чим архівів традиційної документації, - і більш уразлива, оскільки дуже небагато підприємств замислюються про таку загрозу і заходи щодо відновлення архівів.
Електронні сховища в критичних ситуаціях більш человекозависимы, оскільки "пожежниками" часто виступають один-два системних адміністратора, яких на відміну від справжніх пожежників не замінять їх колеги з іншого підприємства. Причина банальна - що пригнічує число рішень і специфіка створення, організації, конфігурації і настройки сховищ не документуються належним чином або не документуються взагалі.

Завантажити цю роботу безкоштовно
Пролистати роботу: 1  2  3  4  5 



Реферат на тему: Технічний документообіг: Система управління документацією або придаток до додатків обробки

BR.com.ua © 1999-2017 | Реклама на сайті | Умови використання | Зворотній зв'язок