Головна Головна -> Реферати українською -> Інформатика, комп'ютери, програмування -> реферат: Систематизація зберігання та розповсюдження документів як основних носіїв інформації

Систематизація зберігання та розповсюдження документів як основних носіїв інформації / сторінка 2

Назва:
Систематизація зберігання та розповсюдження документів як основних носіїв інформації
Тип:
Реферат
Мова:
Українська
Розмiр:
8,87 KB
Завантажень:
414
Оцінка:
 
поточна оцінка 5.0


Скачати цю роботу безкоштовно
Пролистати роботу: 1  2  3  4  5  6 
[21.с.112]
Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.
Як правило, реєстрація документів повинна здійснюватися централізовано. Децентралізована реєстрація документів допускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи.
Місце реєстрації документів визначається в інструкції з діловодства установи [13], до якої додається затверджений керівником установи перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою.(див. дод Б)
Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян. Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.
Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в даній установі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється. [13]
Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо.
Для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення ПК (див. дод В).
Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік (див. дод Г, Д ).
Як правило, пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа на даний час. [21,с.113]
Складання номенклатур
Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.[21,с.115 ]
Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.
Є три види номенклатур справ: типова, примірна та індивідуальна.[21,с.116]
Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації і є нормативним актом.
Примірна номенклатура справ встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.
Типові і примірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для мережі організацій, що належать до сфери управління установи, і використовуються ними як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.
Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа повинна мати індивідуальну номенклатуру справ. Як правило, індивідуальна номенклатура справ установи складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.
Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та обов'язково погоджується з керівником архівного підрозділу установи (див.дод Е).
Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

Завантажити цю роботу безкоштовно
Пролистати роботу: 1  2  3  4  5  6 



Реферат на тему: Систематизація зберігання та розповсюдження документів як основних носіїв інформації

BR.com.ua © 1999-2017 | Реклама на сайті | Умови використання | Зворотній зв'язок