Головна Головна -> Реферати українською -> Інформатика, комп'ютери, програмування -> Систематизація зберігання та розповсюдження документів як основних носіїв інформації

Систематизація зберігання та розповсюдження документів як основних носіїв інформації

Назва:
Систематизація зберігання та розповсюдження документів як основних носіїв інформації
Тип:
Реферат
Мова:
Українська
Розмiр:
8,87 KB
Завантажень:
414
Оцінка:
 
поточна оцінка 5.0


Скачати цю роботу безкоштовно
Пролистати роботу: 1  2  3  4  5  6 
Систематизація зберігання та розповсюдження документів як основних носіїв інформації
Невипадково вважають інформацію стратегічним ресурсом суспільства в цілому, адже інформація являє собою сукупність різноманітних знань, сигналів, відомостей про фактичні та інші процеси, явища, що їх певна система сприймає (збирає, зберігає, обробляє) від навколишнього середовища (вхідна інформація), видає в навколишнє середовище – систему (вихідна інформація) або зберігає її в собі (внутрішня інформація) і використовує для визначених цілей. [24,с.14]
Для будь-якого підприємства, установи чи організації інформація має виняткове значення, бо будь-яка діяльність цих об’єктів базується на знаннях конкретної ситуації, тобто володінні конкретною інформацією.
Основним носієм інформації є документ.
Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. [14]
Діловодство, являє собою діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності.
Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем, оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи. [ 21,с.4]
Дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку. Так , одним з таких стандартів є Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади.
Примірна інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів.
4.1 Приймання, розгляд та зберігання документів
Всі документи, що містять найрізноманітнішу інформацію, надходять до установи, у тому числі створені за допомогою ПК і приймаються централізовано в канцелярії. У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником.
У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто". У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.
Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.
Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові. [ 13]
Обов'язковому попередньому розгляду, підлягають всі документи, що надійшли до установи.
Попередній розгляд документів здійснюється керівником канцелярії установи або іншою виділеною для цього особою відповідно до розподілу обов'язків між працівниками.
Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом установи або виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.
Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.
Для забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівниками установи і структурних підрозділів розробляє графіки доставки кореспонденції керівництву і структурним підрозділам.
Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Завантажити цю роботу безкоштовно
Пролистати роботу: 1  2  3  4  5  6 



Реферат на тему: Систематизація зберігання та розповсюдження документів як основних носіїв інформації

BR.com.ua © 1999-2017 | Реклама на сайті | Умови використання | Зворотній зв'язок