Головна Головна -> Реферати українською -> Діловодство -> Організація документообігу

Організація документообігу

Назва:
Організація документообігу
Тип:
Реферат
Мова:
Українська
Розмiр:
14,15 KB
Завантажень:
967
Оцінка:
 
поточна оцінка 4.7


Скачати цю роботу безкоштовно
Пролистати роботу: 1  2 
План

1. Проблема вдосконалення документообігу.

2. Поняття «Документообіг», його розвиток і нормативно-методична регламентація.

3. Прийом, обробка і розподілення вхідних документів.

4. Правила обробки вихідних документів.

1. Обсяг документації, створений в приміщеннях як всього світа, так й нашої країни, має тенденцію до постоянного і все більшого росту. У зв’язку з научно-технічним прогресом величина об’ємів управлінської документації проходить пропорціонально зміні росту об’ємів виробництва продукції і впровадження роботи. Це перша закономірність документостворення.

Ріст об’ємів виробництва приводить до стрімкого росту об’ємів інформації. В же час виробництво роботи в виробничій сфері росте набагато скоріше за виробництво роботи в управлінні. Цей розрив-одна із основних причин росту апарата управління всіх розвинутих країнах світу.

Причини росту об’єма документообігу поділяють на об’єктивні та субоб’єктивні.

Головними об’єктивними причинами збільшення об’ємів документів являється вплив научно-технічного прогреса, розвиток економіки, розширення і ускладнення номенклатури випущеної продукції, засвоєння нових районів, будування нових об’єктів, ускладнення процесів управління. При цьому об’єми створених документів збільшуються з ростом кількості документних дій і кількість адресатів, яким ці направлені. Таким чином, збільшення або зменшення об’ємів документів значним чином зв’язанн з процесами документування.

До суб’єктивних причин відносяться:

 Бюрократизація апарата управління з яокю зв’язане збільшення кількості провіряючих інструкцій. Все це приводить до створення документів, не обгрунтованих діловою необхідністю, для страхування на всякий випадок;

 Незначні або недотримання управлінських структур законодавства, нормативних актів, установлених юридичними потребами до оформлення документів. В наслідок виникає недовіра до документів і їх перепровірок, створення нових документів;

 Некваліфікаційне документування розпорядчої діяльності. Наприклад, наказ, нереальні строки виконання, обов’язково спричинить потік листів або доповідних записок управлінських організацій ( структурних підрозділів ) пояснювального характера.

 Несвоєчасне, неякісне виконання доручень, договірних обов’язків, обрив строків їх виконання породжує потік документів з проханням перенесення строків, рекламаціями, претензіями і т.д.

 Відсутність прав у підвідомчих або підлеглих організацій в рішенні постановлених перед ними завдань підштовхує постоянно звертатися до вищестоячих органів за поясненями або вирішеннями спорних питань;

 Некомпетентність управлінського персонала в рішенні виробничих, економічних, управлінських завдань приводить до вибору не цілеспрямованих варіантів їх рішень, що виражається у документуванні самих цих дій, а також випробувування прийнятого рішення;

 Відсутність в управлінському апараті регламентації документосвідчення приводить до використання значної кількості різноманітних видів і форм документів, призначених для документуваня індентичних функцій і містять аналогічну інформацію, або за викладом показників;

 Широке розповсюдження копіювальної технікиі її безконтрольне використання в організаціях приводить до створення великої кількості документів, які використовуються в значній мірі;

 Використання в процесах створення і підготовці документів в комп’ютері, з однієї сторони, значно підвищела швидкість підготовки документів, з другої сторони призвело до значного збільшення кількості документів за рахунок створення одного і того ж документа в паперовій і електронній формі.

Таким чином у числі суб’єктивних причин, впливаючих на збільшення документообігу, ми бачимо як зв’язані з окремою особою ( діяльність керівника спеціаліста ), такі з порушенями вимог законодавства, з організацією документування. До суб’єктивних причин потрібно піднести нові технології, підготовка документів, які скоротили час на створення текста, його роздруковку і копіювання. Це рішення зроблене і відчизняними документознавцями і зарубіжними спеціалістами в області управління документацією.

2. Документообіг –рух документів організації з моменту їх створення або отримання до закінчення їх виконання або відправки.

Організація документообігу – це правило, у відповідності з якими відбувається обіг документів в організації. Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи як операції з документами, так і їх переміщення в апараті управління, їх отримання, розгляд, оформлення і відправка.

Документообіг являється важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанцію руху документів, но і швидкість цього руху.

В діловодстві документообіг розглядається як функція комунікації, реалізація якої повинна відноситися із загальними цілями виробництва – інформаційним забезпеченням діяльності апарата управління, його документування, збереження і використання раніше створеної інформації.

Завантажити цю роботу безкоштовно
Пролистати роботу: 1  2 



Реферат на тему: Організація документообігу

BR.com.ua © 1999-2017 | Реклама на сайті | Умови використання | Зворотній зв'язок