Головна Головна -> Реферати українською -> Діловодство -> Систематизація документів, підготовка і передача їх до архіву

Систематизація документів, підготовка і передача їх до архіву

Назва:
Систематизація документів, підготовка і передача їх до архіву
Тип:
Реферат
Мова:
Українська
Розмiр:
9,71 KB
Завантажень:
398
Оцінка:
 
поточна оцінка 5.0


Скачати цю роботу безкоштовно
Пролистати роботу: 1  2  3  4  5  6  7 
Реферат на тему:
Систематизація документів, підготовка і передача їх до архіву


ЗМІСТ
1. Номенклатура справ
2. Формування та оформлення справ
3. Зберігання документів
4. Підготовка справ до зберігання та використання
5. Список використаної літератури


1. Номенклатура справ
Номенклатура справ — це систематизований перелік найменувань справ, створюваний у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ. Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа за змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. У діловодстві є три види номенклатури справ: типова, примірна та індивідуальна. Типова встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації, і є нормативним актом. Примірна встановлює примірний склад справ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.
Типові й примірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для організацій, що належать до сфери управління установи, і використовуються ними як методичні посібники під час складання індивідуальної номенклатури справ.
Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури кожна установа повинна мати індивідуальну номенклатуру справ.
Як правило, індивідуальна номенклатура справ установи складається з номенклатури справ окремих структурних підрозділів, що розробляються посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписуються керівником архівного підрозділу установи.
Номенклатура справ складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.
Розміщення справ у номенклатурі повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої установи (накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщують справи, що містять листування з органами вищого рівня. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) — індекс, який складається з індексу структурного підрозділу та порядкового номера в межах підрозділу. За відсутності структурних підрозділів як розділи номенклатури можуть бути використані напрями діяльності підприємства чи посади керівників. Наприклад, генеральний директор, заступник директора, комерційний директор.
У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на конкретному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.
Наприкінці діловодного року номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство.
Номенклатура справ установи складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюються грифи погодження з експертною комісією й посадовою особою, відповідальною за архівний підрозділ установи. Перший примірник — недоторканний, зберігається у структурному підрозділі. Другий передається в канцелярію установи, а третій використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.
Номенклатура справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналіз зводяться канцелярією в єдину (зведену) номенклатуру справ установи.
Організації, які належать до сфери управління установи, складають окремі номенклатури справ, які не включаються у зведену номенклатуру справ установи.

Завантажити цю роботу безкоштовно
Пролистати роботу: 1  2  3  4  5  6  7 



Реферат на тему: Систематизація документів, підготовка і передача їх до архіву

BR.com.ua © 1999-2017 | Реклама на сайті | Умови використання | Зворотній зв'язок