Головна Головна -> Реферати українською -> Економічні теми -> Організація діловодства в системі управління

Організація діловодства в системі управління

Назва:
Організація діловодства в системі управління
Тип:
Реферат
Мова:
Українська
Розмiр:
3,83 KB
Завантажень:
377
Оцінка:
 
поточна оцінка 5.0


Скачати цю роботу безкоштовно
Пролистати роботу: 1  2 
Реферат на тему:
Організація діловодства в системі управління


1. Поняття і сутність діловодства
Діловодство - діяльність, яка забезпечує документування і організацію роботи з документами, тобто діловодство включає в себе сам процес від початку створення документу і передачі його в архів.
Документ виник для фіксування інформації і надання їй юридичної сили. В перекладі з латині означає доказ, свідоцтво. Документ являє собою відображення фактів, подій, предметів, явищ об’єктивної реальності і розумової діяльності людини. Він створюється за допомогою письма, графіки, малюнка, фото, звуко- і відеозапису Документ виготовляється на спеціальному матеріалі (папір, фотоплівка тощо). Щоб документ мав юридичну силу, процес його створення і регламентації здійснюється за встановленими правилами. Висновок: документ - це зафіксована на матеріальному носію інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати.
В управлінській діяльності документ є і предметом праці і результатом праці
Всі форми управлінської діяльності виражаються за допомогою відповідних документів За допомогою документів апарат управління реалізує покладені на нього функції Створенням документа робота з ним не закінчується Його необхідно врахувати, зареєструвати, передати виконавцю, проконтролювати виконання, зберегти і т д
Процес організації діловодства поділяється умовно на дві частини
А) забезпечення своєчасного і грамотного створення документів (документування)
Б) організація роботи з документами (отримання, передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, підготовка в архів (знищення))
2. Порядок ведення діловодства на промислових підприємствах
Організація роботи з документами полягає в створенні умов обробки документів, контролю за їх виконанням і зберігання необхідної інформації.
Рух документів в організації з моменту їх створення чи отримання до завершення виконання чи відправлення називають документообігом. Вся документація організації поділяються на три документопотоки
1 вхідні документи (поступаючи)
2 вихідні (ті, що відправляють)
3 внутрішні
Кожен із перелічених документопотоків має свої особливості по змісту, обробці, кількості, руху тощо Кількість документів всіх потоків за рік складає обсяг документообігу підприємства.
Величина документообігу впливає на чисельність діловодницького персоналу, розрахунок при встановленні технічних засобів Крім того обсяг документообігу показує завантаженість робітників апарату управління
Етапи обробки та руху документів
(a) приймання і первинна обробка документів
(b) попередній розгляд і розподіл документів
(c) реєстрація
(d) контроль за виконанням
постановка на контроль
перевірка своєчасності доведення документа до виконавця
попередня перевірка і регулювання ходу виконання
облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документу
інформування керівника про хід і висновки виконання документу
(e) інформаційно-довідкова робота. Служби діловодства чи секретар на основі реєстраційних документів зобов’язані швидко дати відповідь на наступні питання:
у кого, де, на якій стадії роботи знаходиться відповідний документ
в яких документах можна знайти інформацію по конкретному питанню
виконання документів і відправлення Відправлення документів може здійснюватись централізовано (канцелярія) чи секретарем
Отримавши документ для відправлення, необхідно передусім перевірити правильність його оформлення (наявність підпису, дати, заголовку, правильності адресування, наявність адреси)
Перелічені етапи можливі лише за чіткої класифікації документів найпростішою класифікацією документів є їх групування в справи Справа - сукупність документів (один документ), які відносяться до даного питання чи сфери діяльності, і які розміщені в одній папці Спеціальним класифікаційним документом, що визначає порядок розподілу документів по справах, є номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, які заводяться в організації з вказанням термінів їх зберігання Іншими словами номенклатура справ — це найпростіший класифікатор, який дозволяє швидко розкласти документи по папкам (справам) для оперативного їх пошуку у випадку необхідності.

Завантажити цю роботу безкоштовно
Пролистати роботу: 1  2 



Реферат на тему: Організація діловодства в системі управління

BR.com.ua © 1999-2017 | Реклама на сайті | Умови використання | Зворотній зв'язок