Головна Головна -> Реферати українською -> Педагогіка -> Система автоматизованого документообігу в оболонці базового програмного забезпечення

Система автоматизованого документообігу в оболонці базового програмного забезпечення

Назва:
Система автоматизованого документообігу в оболонці базового програмного забезпечення
Тип:
Реферат
Мова:
Українська
Розмiр:
3,42 KB
Завантажень:
63
Оцінка:
 
поточна оцінка 5.0


Скачати цю роботу безкоштовно
Пролистати роботу: 1  2 
Реферат на тему:
Система автоматизованого документообігу в оболонці базового програмного забезпечення


Автоматизована система документообігу дає можливість зберігати в базі даних інформацію про документи, які створені в установі або приходять до неї як зовнішні, надає зручні методи пошуку документів, зберігає відомості про маршрути, пройдені документом, відмітки про виконання та всі зміни в ньому. До інформаційної системи вміщений блок обліку аспірантів, їх робіт і результатів іспитів.
Система є мережевою і може ефективно працювати на 15 комп’ютерах. Система не потребує для своєї роботи ніякого іншого програмного забезпечення, крім Microsoft Windows і Microsoft Office.
Внутрішній документ спочатку створюється в електронному форматі на одному з комп’ютерів мережі, а потім реєструється в системі документообігу. Реєстраційний запис зберігає всі дані про документ, його короткий зміст та гіперпосилання на нього. При натисканні на гіперпосилання відкривається текст відповідного документа з будь-якого комп’ютера системи.
Зовнішній документ може зберігатися в паперовому вигляді, а реєстраційний запис про нього буде розміщений в автоматизованій базі даних документообігу. Це дасть можливість відслідковувати дати виконання, встановлювати відповідальних, простежувати маршрути документу та переглядати його короткий зміст. Якщо зовнішній документ буде відсканований і записаний в електронному форматі на один із комп’ютерів системи, то в реєстраційному записі автоматизованого документообігу буде створено гіперпосилання на нього, що дасть можливість переглядати текст документу, не звертаючись до його паперового вигляду.
У системі можуть бути документи таких типів:
а) звіт анотований;
б) звіт текстовий;
в) лист;
г) наказ;
д) постанова;
е) протокол;
є) розпорядження;
ж) тема наукового дослідження.
Документи, в яких проставлена дата виконання, є виконаними.
Кожний документ може пройти маршрути від однієї особи до іншої:
а) для виконання;
б) для ознайомлення;
в) для редагування;
г) для узгодження.
Після запуску системи ( рис. 1) завантажується Microsoft Access і форма “Період дат для перегляду документів” з доступними для зміни датою початку перегляду документів і кінцевою датою, тобто період перегляду може бути змінений: конкретний рік, квартал, місяць чи будь-яка кількість днів. Ця форма повинна залишатися відкритою весь час, дати перегляду можуть бути зміненими в будь-який момент за бажанням, і тільки ті документи, що зареєстровані у вибраний період перегляду, відображуються в усіх формах.
Рис.1. Запуск системи документообігу
Для управління системою у вікно Access додається панель документообігу, що містить меню:
Документи.
Аспіранти.
Довідники і таблиці.
Меню “Документи” має три елементи:
Період дат перегляду документів.
Реєстрація документів.
Документи таблицею.
Розглянемо елементи меню “Документи”, щоб описати принцип роботи системи:
1. Форма “Період дат перегляду документів” відкривається автоматично одразу після запуску системи, але може бути завантажена з меню першим елементом в будь-який інший час.
Рис.2. Форма реєстрації документів
2. Форма реєстрації документів (рис. 2) автоматично відкривається в режимі створення нового запису про новий документ. Тільки в такому режимі доступними є такі три кнопки: “W”, “Заповнити поля” та “Відміна”. Дві перші кнопки використовуються при реєстрації документів, які створені в установі за допомогою редактора “Micrsoft Word”. При натисканні кнопки “W” відкривається “Micrsoft Word”, в який необхідно зайти і завантажити документ для реєстрації, зазвичай це новостворений документ. Натискання кнопки “Заповнити поля” переносить перші 200 слів документа, відкритого у “Micrsoft Word” у поле “Зміст документа”, створює гіперпосилання на цей документ і записує його повне ім’я в системі. У “Дата створення” автоматично заноситься поточна дата, джерело надходження документа автоматично встановлюється у “внутрішній”, його можна змінити вручну. Форма реєстрації документу може бути використана для пошуку, перегляду і редагування як записів про документи так і самих документів “Micrsoft Word”.

Завантажити цю роботу безкоштовно
Пролистати роботу: 1  2 



Реферат на тему: Система автоматизованого документообігу в оболонці базового програмного забезпечення

BR.com.ua © 1999-2017 | Реклама на сайті | Умови використання | Зворотній зв'язок